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代表税理士 清水裕久の読めばわかるお役立ち情報

#バックオフィス構築

中小企業向け|バックオフィス業務をアウトソーシングして効率化

人手不足に悩む中小企業の経営者にとって「業務効率化」は欠かせない経営施策です。

簡単に業務効率を上げる方法として、バックオフィス業務のアウトソーシング(外部委託)をおすすめします。

バックオフィス業務をアウトソーシングすれば、社員をコア業務に集中させることができるため業務効率化が実現し、利益も上げやすくなるのです。

本記事では、バックオフィス業務をアウトソーシングする際の基礎知識についてまとめています。

「バックオフィス業務のアウトソーシングって何ができるの?」「アウトソーシング先を選ぶポイントを知りたい」という方は、ぜひ参考にしてみてください。

お願いできるバックオフィス業務

中小企業でも無理なくアウトソーシングできるバックオフィス業務は、主に以下の3つに分けられます。

  • 総務業務
  • 経理業務
  • 人事業務

どの業務も会社には欠かせないものです。これらの業務内容は多岐にわたり、専門知識が必要になることも多々あります。

これらの3つの業務に関して、どのような業務がアウトソーシングできるのか詳しく説明していきます。

総務業務

総務業務は、社員が円滑に仕事に取り組めるように会社をサポートする業務を担っています。

一般的な総務業務としては、文書管理や備品管理、代表電話の対応などがあります。会社の規模によって総務業務の内容は異なりますが、会社全体に関わる仕事を担っていると言ってもいいでしょう。

アウトソーシングできる総務業務としては、

  • 組織図や社員名簿の作成
  • オフィスなどの施設管理、備品管理
  • 社内規定の草案作成や改定サポート
  • イベントや会議の企画
  • 会議の議事録作成
  • メール室の運営

などがあります。

総務業務は、単純な作業が続く業務も多く、社内でまかなうには大変な時間と労力が必要です。総務業務をアウトソーシングすることで、社員への負担を減らすことができます。

経理業務

経理業務は、会社経営において非常に重要な「会社のお金」を管理する業務です。

経理業務には、会社の現預金の管理や支払いの実行などの「デイリー業務」、月次決算や請求書の発行、入金確認などの「マンスリー業務」、決算書の作成や年末調整などの「年次業務」などがあります。

アウトソーシングできる経理業務としては、

  • 記帳業務(会計ソフトへの入力)
  • 経費の計算・管理
  • 請求書の作成・発行
  • 決算書の作成

などがあります。

経理業務は事務作業ですが、決算書や損益計算書などの「経営判断の指標となる資料を作成する」といった側面もあり、会社経営にとって非常に重要です。

また、経理担当者が手続きを間違ったり支払いが遅れたりすると、会社の経営や信用に関わるトラブルに発展することもあります。そのため、経理業務は専門知識や正確性が必要となる業務といえます。

専門知識をもつ人に経理業務をアウトソーシングすることで、正確で素早い経理処理が可能になります。

人事業務

人事業務は、「会社の人」に関する業務を担当しています。
例えば、採用活動や労務管理、人材育成・研修などの業務です。会社によっては、給与や賞与の計算を経理ではなく人事でおこなう会社もあります。

アウトソーシングできる人事業務としては、

  • 給与計算、賞与計算
  • 年末調整
  • マイナンバーの管理
  • 入退社に伴う社会保険などの手続きの代行やサポート
  • 人事評価制度の構築

などがあります。

人事業務では、社員の個人情報を扱うことも多々あります。プライバシー保護の観点から、社員の個人情報がほかの社員の目に触れないように、人事業務をアウトソーシングする会社もあるのです。

バックオフィス業務をアウトソーシングするメリット・デメリット

ここからは、バックオフィス業務をアウトソーシングするメリット・デメリットについて解説していきます。

メリット

バックオフィス業務をアウトソーシングする主なメリットは以下のとおりです。

  • コア業務に集中できる
  • コスト削減の効果がある
  • 効率的な業務の進め方を導入できる

それぞれについて詳しく説明していきます。

コア業務に集中できる

バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、社内の貴重な人手を営業やマーケティングのような会社のコア業務に集中させることができます。

先ほどご紹介した総務・経理・人事などのバックオフィス業務は、コア業務に対して「ノンコア業務」と言われています。ノンコア業務は会社にとって必要な業務であるものの、それ自体では利益を生み出すことができません。

ノンコア業務であるバックオフィス業務をアウトソーシングすることで、コア業務に充てられる時間や人材が増加し、結果的に利益や会社の成長に繋がるのです。

コスト削減の効果がある

バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、コスト削減の効果が期待できます。

仮にバックオフィス業務を社内でまかなう場合、バックオフィス業務を担当する人材が必要です。

社員を雇用する場合、「人件費」「研修費」といった費用が発生します。また、社員が退職した場合、再度、採用活動をおこなったり研修をしなおしたりと、コストも時間もかかることになります。

その点、アウトソーシングサービスの多くは、複数の料金プランが用意されており、自社に必要なプランを利用することで費用を抑えることが可能です。

効率的な業務の進め方を導入できる

バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットとして、他社で運用されてきたノウハウに基づく、効率的な業務の進め方を導入できるというものがあります。

仮に、バックオフィス業務を担当するための社員を雇った場合、その社員の経験や知識の中でしかバックオフィス業務を回していけません。採用した社員が必ずしも最適な業務のやり方を知っているとは限らず、古い知識に固執した非効率なやり方が社内に定着してしまう恐れもあります。

一方、バックオフィス業務のアウトソーシングを提供している企業は、当然、バックオフィス業務に関する経験や知識が豊富です。また、複数社の業務を並行して行っていることから、ある会社で取り入れた方法が他の会社にも活用できるなど、効率化に向けて常に業務が改善され続けています。

そのため、バックオフィス業務をアウトソーシングした場合、それぞれの会社にあった最良な方法を導入することができるのです。

また、バックオフィス業務をアウトソーシングした場合、法改正などの最新情報にも詳しいため、気づかないうちに間違った方法(旧来の方法)でバックオフィス業務を運営していたということも起こりません。

デメリット

バックオフィス業務をアウトソーシングする際の主なデメリットは以下のとおりです。

  • 社内にノウハウが蓄積しない
  • セキュリティ上のリスクがある
  • 追加料金が発生することがある

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

社内にノウハウが蓄積しない

バックオフィス業務をアウトソーシングした場合、バックオフィス業務に関するノウハウが社内に蓄積しない可能性があります。

たしかに、バックオフィス業務を丸ごとアウトソーシングした場合、社員がバックオフィス業務に触れる機会がなく、バックオフィス業務に関するノウハウは蓄積しにくいでしょう。

このデメリットに対する解消法としては、

  • バックオフィス業務に関するレクチャーが含まれたプランを選ぶ
  • 長期的にバックオフィス業務の内製化を目指す

といったものがあります。

会社設立の初期段階では、限られた人材の中で利益を上げていかなければいけません。初期段階では、手間のかかるバックオフィス業務はアウトソーシングして、利益を出すことを最優先すべきでしょう。

そして会社がある程度安定してきた段階で、アウトソーシング先の会社からノウハウを学びつつ、バックオフィス業務を内製化していくという手順を踏めば、バックオフィス業務のノウハウが蓄積しないといったデメリットを解消しつつ、社内のバックオフィスチームをスムーズに立ち上げることができます。

セキュリティ上のリスクがある

バックオフィス業務をアウトソーシングする中で、セキュリティ上のトラブルが発生することもあります。

例えば、情報漏洩やウイルス感染といったものです。頻繁に起こるトラブルではありませんが、セキュリティトラブルは会社の信用問題に関わるため、アウトソーシング先を決める際には、気を配るべきポイントです。

また、情報漏洩を防ぐためにも、アウトソーシングする業務は「外部に出してよい情報か」を吟味する必要があります。

追加料金が発生することがある

バックオフィス業務をアウトソーシングする際に、契約内容の確認が不十分だと、思わぬ追加料金が発生することがあります。

追加料金が発生する例としては、「本来の契約にはない緊急の業務」が発生した場合や、「急ぎで対応すべき業務」が発生した場合などがあります。

思わぬ追加料金が発生しないためには、アウトソーシングする業務内容の検討を十分におこなうことが大切です。

バックオフィスアウトソーシングの費用相場

バックオフィス業務をアウトソーシングする際の費用は、大体1ヶ月で10万円前後です。

アウトソーシング先やプラン内容によって費用はさまざまですが、社員を雇うよりもはるかに安く済むことがお分かりいただけるでしょう。

アウトソーシング社員を雇った場合
1ヶ月にかかる費用の目安10万円前後20万〜30万円
(給与や社会保険料など)

信頼できるアウトソーシング先を見極めるポイント

バックオフィス業務をアウトソーシングする際に、どこに依頼するかは非常に重要です。

信頼できるアウトソーシング先を見極める5つのポイントをご紹介します。

経験やノウハウが豊富

アウトソーシングを依頼する際は、バックオフィス業務に関する経験やノウハウが豊富な企業を選びましょう。

経験やノウハウが豊富かどうかを確認するには、過去の実績を確認するのがおすすめです。

バックオフィス業務を担当した企業が多ければ多いほど、会社の規模や特性に合わせた最適な業務の進め方を導入できる可能性が高くなります。

自社の規模や業務内容に近い会社を過去に担当した実績があれば、なおよいでしょう。

資格を持った人がちゃんと対応してくれる

アウトソーシング先によっては資格を持たない一般の社員が依頼した業務をしていることがあります。そのため、ちゃんと資格を持った資格者や税理士が対応してくれるかどうかも大切なポイントです。

バックオフィス業務は専門知識が必要となることも多々あります。税理士などの資格をもった人が対応してくれるのであれば、専門知識が必要な手続きなどもスムーズにおこなうことができるでしょう。

また、「税務の代理」「税務書類の作成」「税務相談」といった業務は、税理士だけができる独占業務といわれています。

アウトソーシング先に税理士がいれば、税金の納付や税務調査への立会などもお願いできるため、アウトソーシングできる業務内容の幅が広がるのです。

レスポンスが早い

アウトソーシングを依頼する際には、レスポンスが早いことも重要です。

バックオフィス業務は日々発生するものです。レスポンスが遅いと、対応が遅くなり会社運営に支障が出る可能性があります。

また、レスポンスが早いアウトソーシング先であれば、何かしらのトラブルが発生した場合に、早急に対応し、被害の最小化をはかることもできます。

契約前の段階でレスポンスが早いかどうかも確認しておきましょう。

税務や会社経営の相談もできると◎

バックオフィス業務のアウトソーシング先に、税務や会社経営の相談もできるとなおよいでしょう。

税務や会社経営の相談ができるアウトソーシング先として、税理士を活用するという選択もあります。

実は、税理士は税務申告のような税務代理業務だけでなく、バックオフィス業務のアウトソーシングもおこなっており、バックオフィス業務の最適化を得意としているのです。

ほとんどの会社では、税務申告の際に税理士を活用しているでしょう。

税理士にバックオフィス業務をアウトソーシングを依頼すれば、税務や会社経営の相談とバックオフィス業務のアウトソーシングを同時におこなうことができ、効率的です。

まとめ

ここまで、バックオフィス業務のアウトソーシングについて、アウトソーシングできる業務やアウトソーシングのメリット・デメリットなどについて説明しました。

バックオフィス業務のアウトソーシングをすることで、業務効率がアップする理屈がお分かりいただけたのではないかと思います。

現在、欧米諸国ではバックオフィス業務のアウトソーシングは珍しいものではなくなっています。

人手不足に悩む日本の中小企業では、アウトソーシングを上手く活用し、限られた人材をコア業務に集中させることが大切です。

ただし、どのような業務が対応できるかは各社によって異なりますので、詳しくはお問い合わせください。

バックオフィス業務でお困りならまずは無料相談から

バックオフィス業務のアウトソーシングと一口に言っても、丸ごとアウトソーシングをするのがいいのか、一部をアウトソーシングするのがいいのかは、個々の会社によって異なるのです。

弊社では、「バックオフィス業務に手間がかかっている」「売上の獲得に集中したい」という方に向けて、無料相談を実施しております。

貴社にとって最適なバックオフィス業務の運営方法や、アウトソーシングすべき業務内容をご提案いたします。

バックオフィス業務でお困りの方は、ぜひ無料相談をご検討ください。

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