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代表税理士 清水裕久の読めばわかるお役立ち情報

#バックオフィス構築

経理代行とは?できる事やメリットとデメリットを解説

経理代行では、支払代行・債権管理・給与計算などの煩雑な経理業務を代行します。経理代行を活用することで、コスト削減や本業への専念、最良事例の導入などのメリットが生まれます。

会社の成長のための手段として経理代行はとても効果的です。

今回はそんな経理代行について、詳しく解説していきます。

経理代行は具体的に何をしてくれる?

経理代行とは、経理を中心とする会社のバックオフィス業務を代行するサービスです。

会社のバックオフィス業務は、売上請求書の作成、入金確認、支払請求書の振込、給与計算、税金や社会保険料の納付、会計帳簿の作成など多岐にわたります。

これらの業務は、毎月もしくは1年のうち決まった時期におこなうことが多く、会社運営をしていく上で欠かせない業務のひとつです。

つまり経理代行は、会社を運営していく上で継続的に発生するルーティン業務の代行と言ってもいいでしょう。

経理代行の具体的な内容について説明します。

支払代行

経理代行では、各種支払いの代行をおこないます。

会社運営をする中でおこなう支払いには以下のようなものがあります。

会社運営で発生する支払い業務の一例

支払請求書、給与、経費精算、個人住民税、源泉所得税、社会保険料 など

振込件数が少ないうちは、社長が空き時間に行うことでも対応できます。

しかし従業員や外部への支払が増えるにつれ、支払期日の管理や振込データの作成に思わぬ時間を取られることになります。日々の業務に忙しく、つい支払いを忘れてしまったということもあるでしょう。

経理代行を活用することで、さまざまな支払期日の管理正確な振り込みの実施が可能になります。

給与計算

経理代行には給与計算を任せることも可能です。

給与計算とは、雇用契約に基づく基本給や各種手当などの総支給額から、社会保険料や源泉所得税などを差し引いて、最終的な手取額を計算する業務のことです。

給与の支給は従業員の生活に直結しますので、間違いがあってはなりません。会社にとっても、給与から差し引いた社会保険料や税金の納付を誤ると、追徴課税などを受けることになります。

社会保険や税金は毎年のように制度が変わっており、それらの専門知識をきちんと理解しておかないと、正しい給与計算はできません。

また、給与から差し引いた社会保険料や源泉所得税・住民税などを会社が正しく納付するために、年金事務所や税務署、市区町村に対するさまざまな事務作業をしなければならないことはあまり知られていません。

専門知識をもつ経理代行に給与計算を任せることで、正確な給与計算と、適正な事務手続きが実現できることになります。

入社・退職時の各種手続き

経理代行では、入社・退職時の各種手続きを任せることもできます。

従業員が入社したときには社会保険や雇用保険への加入、住民税の切り替え、給与計算に必要な情報の収集といった手続きが必要になります。

また、従業員が退職するときには、社会保険や雇用保険の資格喪失手続き、住民税の徴収、源泉徴収票の発行などが必要です。

このような入社・退職にともなう各種手続きは、給与計算と同じく幅広い専門知識を必要とします。

これらの手続きを経理代行に任せれば、会社の人事労務担当者に代わって、社会保険労務士(社労士)と連携しながら滞りなく進めることができます。

売上請求・入金消し込み(債権管理)

経理代行では、売上請求入金消し込みといった債権管理も代行します。

日本のビジネスでは、企業間の取引は後払いで代金を支払う「掛け取引」が一般的です。

その掛け取引において取引先に出す売上請求書に間違いがあると、会社の管理体制が疑われ、将来の取引に悪影響を及ぼす可能性があります。また大企業相手だと、請求書をできるだけ早く発行することが求められることもあります。

売上請求書を迅速かつ正確に発行することは、会社経営の基本と言えます。

そして、資金繰りは会社にとって死活問題のため、入金遅れはできるだけ早く見つけ、適切に対処することが必要不可欠です。

経理代行を活用することで、売上請求書の迅速で正確な発行と、煩雑で手間のかかる債権管理を丸ごと外部委託できるため、経理担当の負担を減らすことができます。

記帳代行

経理代行では記帳代行を頼むこともできます。

記帳代行とは、日々の取引を会計ソフトに入力し、決算数値として集計することをいいます。

記帳代行を月次でやっている場合には「月次決算」と呼ばれたりもします。

決算数値は、期末の税務申告や、銀行への借入れ申込などで必要になります。また、経営者が損益や財産などの状態をタイムリーに把握できれば、その情報を基にして次の経営活動を考えることができます。

この決算数値をタイムリーに集計するためには、会計に関する専門知識は当然として、記帳代行に必要な資料の見極めや、それらを効率的に収集するためのノウハウも必要です。

経理代行では数多くの会社の記帳代行業務をおこなっていますので、その経験やノウハウを基に、迅速かつ正確な記帳代行業務が可能になります。

経理代行ではできないことは?

経理代行にできないことは、主に経理代行に依頼する業務の前段階にあたるチェックや情報収集の工程です。

経理代行にできない業務について具体的に説明します。

支払請求書の収集、内容のチェック

支払請求書の内容が正しいかどうかは、商品を買ったりサービスを受けた会社の担当者でないとわかりません。また、支払請求書の入手もれのチェックも、発注をした会社の担当者しかわかりません。

経理代行では、お客様が内容を確認した支払請求書を受け取ってはじめて、支払期日の管理や振込データの作成を行います。

その前段階にあたる請求内容のチェックはお客様自身でやっていただくことになります。

勤怠管理

給与計算では一般的に、勤怠に関する情報(勤務時間、休暇の取得など)が必要となります。

一般的には、勤怠管理システムによって日々の出退勤や休暇の取得が記録され、それを上司がチェックして間違っている部分があれば調整し、最終的に確定します。

経理代行では、確定した勤怠情報を給与計算に反映しますが、勤務実態を見ているわけではないので、その勤怠情報が正しいかどうかのチェックはできません。

売上内容の把握

売上請求書の記載内容(誰に、何を、何個、いくらで売ったか)の取りまとめは、一般的には営業などの販売業務をおこなう部署で行っていただきます。

経理代行では、その取りまとめていただいた販売情報を基に売上請求書を作成・発行し、入金期日後の入金消し込みをすることになります。

経理代行のメリットは?

経理代行を依頼する主なメリットは次の4つです。

  1. 人件費の削減ができる
  2. 効率的なバックオフィスの仕組みを導入できる
  3. 貴重なリソースを本業に集中させることができる
  4. 雇用リスクを防ぐことができる

これらのメリットについて具体的に説明していきます。

人件費の削減ができる

まず1つ目のメリットは、人件費の削減ができることです。

経理担当者にかかる人件費・・・給与、ボーナス、社会保険料(会社負担分)など

経理代行を活用した場合にかかるコスト・・・業務内容・量に応じた依頼費用

ここまでで述べてきた通り、経理代行の業務範囲は多岐にわたり、かつ一定の専門知識を必要とします。

これらを兼ね備えた人材を採用するにはそれなりの給与を提示しなければなりませんが、経理代行を活用すれば、専門知識の豊富な人材を採用する必要はありません。

また経理代行は基本的に業務の量に応じた費用体系ですから、会社の規模が小さく正社員を雇うほどではない場合でも、業務量に見合ったリーズナブルなコストで依頼することができます。

なお経理代行の業務委託報酬は課税仕入取引として扱われるため、支払う報酬の一部が仮払消費税となり、会社が課税事業者であれば消費税の納税額を減らすことにも繋がります。

このように経理代行にはコスト削減の効果が期待できるのです。

効率的なバックオフィスの仕組みを導入できる

2つ目のメリットは、効率的なバックオフィスの仕組みを社内に導入できることです。

自社で担当者を雇用する場合は、業務の進め方がその担当者の経験によるところが大きくなりますので、必ずしも効率的な方法で運用されるとは限りません。

一方で経理代行には、数多くの会社のバックオフィス業務を通じて得られた、中小企業にとって最適な会社運営のノウハウが蓄積されています。経理代行を活用することで、多くの経験に裏打ちされた最良事例を会社に導入することができるのです。

また、将来的にはバックオフィス業務を社内で巻き取りたいと考える会社もあります。その場合も、内部社員の採用や育成の状況に応じて、すでに運用が定着した業務を部分的・段階的に内製化することができます。

貴重なリソースを本業に集中させることができる

3つ目のメリットは、人材や時間などの貴重なリソースを本業に集中させることができる点です。

会社を立ち上げる創業メンバーは、それぞれの得意分野では優秀な能力をお持ちの方ばかりです。その優秀なメンバーの貴重な時間を不慣れな事務作業で消耗してしまうのは、会社にとって大きな損失ではないでしょうか?

経理代行を依頼することで、貴重なリソースを本業に集中させることができ、結果的に会社の成長へとつながります。

雇用リスクを防ぐことができる

4つ目のメリットは、雇用リスクを防ぐことができる点です。

人を雇用する際には、次のようなリスクが発生する可能性があります。

雇用リスクの例

  • 期待したほどの能力やスキルを持っていなかった
  • ほかの社員との相性が悪かった
  • 労働者としての権利を過剰に主張する社員だった など

経営をする上で、労務や人間関係の問題で頭を悩ませることは必ずと言っていいほど起こります。

このような問題が起こっても、労働者は労働基準法により保護されていますから、よっぽどのことがない限り解雇することができず、経営者は対応に苦慮し続けることになります。

一方、経理代行であれば、万が一問題が起こった場合でも契約解除という比較的負担が少ない方法で問題の解決ができます。

雇用リスクを最小限に抑えるという意味で、経理代行を活用することは有効なのです。

また、従業員同士の仲が良いと、給与その他秘匿性の高い情報がいつの間にか社内で噂になっているということもあります。

そうした情報セキュリティの観点からも、給与やお金の流れに関する業務は経理代行を活用する、ということが有効になります。

経理代行のデメリット

続いて経理代行のデメリットについて解説します。

コストがかかる

経理代行に費用がかかることを、デメリットと捉える人もいるでしょう。

特に会社を立ち上げたばかりで資金も少ない中では、経理代行の費用が大きく感じるかもしれません。

しかし、バックオフィス全般に関する正しい知識を持ち、効率的な方法を導入・運用できる人材を雇用する場合の人件費と比べてみると、決して割高ではないとお分かりいただけると思います。

社内にノウハウが蓄積しない

社内にバックオフィスのノウハウが蓄積しない、ということをデメリットとして挙げる方もいます。

確かにバックオフィス業務を外注することによって、社員が自ら頭をひねって考える機会がなく、ノウハウの蓄積や成長がしにくい面もあるでしょう。

このデメリットについては、将来的には経理業務を内製化することを目標とし、経理代行が持つノウハウを段階的に社内に移管していくことで解消できます。

経理業務のノウハウをゼロから積み上げるよりも、最適な経理業務について知る経理代行のノウハウを学ぶ方が効率的ともいえるでしょう。

セキュリティ面でリスクがある

業務を社外に出す経理代行のデメリットとして、情報漏えいなどセキュリティ面でのリスクを挙げることもあります。

まず大前提として、私たち税理士は守秘義務を負っているため、職務上知り得た秘密を漏らすことはありません。

また、ビジネスチャットサービスやクラウドストレージの活用など、情報漏えいリスクを防ぐための業務処理体制の見直しを常におこなっています。

まとめ|煩雑なバックオフィス業務は経理代行に任せよう

バックオフィス業務は会社運営に欠かせないものの、作業量が多く、専門的な知識のない社員にとっては負担の大きい業務です。

煩雑なバックオフィス業務は経理代行に任せて、貴重な人材や時間を本業に充てましょう。

弊社の経理代行サービスをご活用いただければ、これまでの経理代行の経験を活かし、貴社にとって最適で効率的なバックオフィス業務をご提供します。

「事業の成長、売上の獲得に集中したい」「バックオフィスを丸ごと外注したい」という方は、ぜひ一度ご相談ください。

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