最初から「完璧」を目指さない
創業期には、営業、採用、資金調達、プロダクト開発など、限られた人員で多くのことを進めなければなりません。
その中で、バックオフィス業務のすべてを上場企業が行っているような高いレベルで完璧に実行しようとすれば、多くの時間とコストが必要になります。
創業当初から、すべてを完璧に整える必要はありません。
会社の規模や成長段階に合った体制からスタートすることが重要です。
だからといって「何もしない」のも危険
一方で、「まだ会社が小さいから」とバックオフィスの管理をおろそかにしてよいわけでもありません。
会社のお金を誰でも自由に動かせる、必要な請求書がどこにあるかわからない、給与計算の方法が担当者にしかわからない――。
こうした状態を放置していると、会社が成長したときに思わぬところで問題になる可能性があります。
創業期に求められるのは、「最低限の内部統制」と「業務の効率化」を両立させることです。
「絶対に外せないところ」を見極める
まず考えたいのは、
「会社を運営していくうえで、ここだけは絶対に外せないものは何か」
ということです。
すべての業務を細かく管理するのではなく、ミスや不正が起きた場合の影響が大きいところや、会社として継続的に行わなければならない業務など、核心的なポイントを見極めます。
そのうえで、そのポイントをできるだけ手間をかけずに管理できる仕組みを作ります。
ITツールやアウトソーシングをうまく使う
限られた人数ですべてを人力で管理しようとすると、バックオフィス業務に多くの時間を取られてしまいます。
そこで活用したいのが、ITツールやアウトソーシングです。
例えば、毎月繰り返される作業をクラウドサービスで効率化したり、専門知識が必要な業務を外部の専門家へ任せたりすることで、少ない人数でも必要な管理水準を維持しやすくなります。
大切なのは、管理を省略することではなく、手間をかけずに必要な管理ができる仕組みを作ることです。
会社の成長に合わせて、管理レベルを上げていく
バックオフィスは、一度仕組みを作れば完成というものではありません。
創業時には経営者自身が行っていた業務も、従業員が増えれば担当者へ引き継ぐ必要があります。さらに会社が成長すれば、チェック体制や社内ルールなども整えていく必要があります。
人材や資金力が増えていくのに合わせて、バックオフィスの精度も段階的に引き上げていくという考え方が重要です。