決済手段を絞り込み、ルーティン化する
まずは、支払内容ごとにどの決済手段を使うのかを決めます。
「この支払はカード」「これは銀行振込」といったようにルールを明確にし、第三者でも容易に推測できるくらいまでパターン化しておくことがポイントです。
支払のたびに「今回はどの方法で払うか」を判断する必要がなくなれば、担当者が変わった場合にも説明や確認の手間を減らすことができます。
銀行口座についても、必要に応じて、
- 人件費（給与、社会保険、源泉税、住民税）の支払専用口座
- 仕入関係の支払専用口座
- 売上の入金専用口座
といったように、用途によって使い分ける方法があります。
大切なのは、口座やカードをたくさん作ることではありません。
「何を、どの方法で支払うのか」が明確になっている状態を作ることです。
個人と会社のお金を完全に分ける
会社を設立したら、個人のお金と会社のお金は明確に分けて管理します。
個人の銀行口座やクレジットカードを事業用と混在させると、経理をするときに一つひとつ「これは私用か、会社の支払か」を確認しなければならなくなります。
経営者本人にとっては分かっていても、経理担当者や税理士など第三者から見れば判断できないケースも少なくありません。
こうした確認作業を減らすためにも、入口の段階から個人と会社のお金を完全に切り離しておくことが重要です。
これは経理処理を効率化するだけでなく、税務上のリスクを減らすことにもつながります。
効率的で、不正が起きにくいフローを作る
支払業務では、効率化だけを考えればよいわけではありません。
会社のお金を動かす業務だからこそ、最低限のチェック機能を組み込んでおく必要があります。
例えば、一人の担当者が支払の申請から振込の実行まで、すべてを完結できる仕組みは避けます。
必ず別の人による確認・承認が入るフローにしておけば、単純な振込ミスだけでなく、不正のリスクも抑えることができます。
創業期は人数が少ないため、大企業のような複雑な承認フローを作ることは現実的ではありません。
それでも、「支払データを作る人」と「最終的に承認する人」を分けるなど、会社の規模に応じた最低限のチェック体制は作っておきたいところです。