まずは銀行振込を基本にする
会社の支払いを考えるときは、すべての決済方法を同列に使うのではなく、まず基本となる方法を決めます。
取引先から請求書を受け取り、決められた期日までに支払う通常の取引については、銀行振込を基本にすると管理しやすくなります。
銀行振込であれば、
請求書を受け取る
→ 内容を確認する
→ 支払予定を確定する
→ 承認する
→ 振り込む
という一定の流れを作ることができます。
支払方法そのものをルール化することで、「今回はどうやって支払うのか」という判断を毎回行う必要もなくなります。
振込は「その都度」ではなく「まとめて」
銀行振込を基本にするといっても、請求書が届くたびに振り込んでいては、支払業務はなかなか効率化できません。
そこで、支払サイクルを例えば「末締め翌月末払い」などに固定し、
「毎月○日までに提出された請求書を、月末にまとめて支払う」
というルールを作ります。
月末にまとめて処理すれば、担当者が振込データを作る作業も、経営者などが内容を確認・承認する作業も、一定のタイミングに集約できます。
支払のたびに通常業務を中断する必要がなくなり、毎月同じスケジュールで処理できるようになります。
請求書の提出先を一か所に集約する
支払日だけを決めても、請求書がさまざまな場所に散らばっていては効率化できません。
実際には、
- メールに添付されたPDF
- 郵送されてきた紙
- 各種サービスからダウンロードする請求書
など、さまざまな形で請求書が届きます。
これらを担当者個人のメールボックスや机の上で管理するのではなく、クラウド上の一か所へ集約します。
そして、
「ここに保存されている請求書だけを支払対象とする」
というルールを決めます。
支払対象となる情報を一元化することで、二重払いや支払漏れを防ぎやすくなります。
都度振込は「例外」にする
もちろん、すべての支払いを月末にまとめられるわけではありません。
例えば、振込確認後に商品が発送される場合など、すぐに支払わなければならない取引もあります。
こうした支払いについては、イレギュラーな都度振込として対応します。
ただし、重要なのは都度振込を当たり前にしないことです。
都度振込が増えれば、そのたびに担当者が振込データを作り、承認者が確認しなければなりません。
可能なものは月末などの定期的な支払いへ集約し、都度振込は緊急性のあるものに限定します。
銀行振込に向かない支払いは別の手段へ
一方、銀行振込だけですべての支払いを処理する必要もありません。
オンラインサービスの利用料など、法人カードの方が効率的な支払いもあります。また、従業員が外出先で急に支払わなければならないなど、立替払いが避けられないケースもあります。
重要なのは、それぞれを場当たり的に使うのではなく、
銀行振込を基本とし、銀行振込に向かない支払いを法人カードや経費精算で補完する
という位置づけを明確にしておくことです。
法人カードと経費精算を具体的にどう使い分けるかについては、次の記事で整理します。