法人カードは「用途を決めて」使う
最近の法人カードは複数枚を発行しやすく、用途や利用者ごとにカードを分けて管理することもできます。
例えば、
- 役員A用
- 役員B用
- SaaS利用料用
- Web広告用
といったように使い分けます。
カードごとの用途が明確になっていれば、明細を見ただけでも支払内容を推測しやすくなり、経理担当者から利用者への確認を減らすことができます。
会計ソフトと法人カードを連携すれば利用明細を自動的に取り込むこともできるため、用途を明確にしたうえで利用すれば、会計処理の効率化にもつながります。
カード払いでも証憑は必要
法人カードを使う際に注意したいのが、領収書などの証憑です。
カード会社の利用明細があるからといって、支払に関する資料の管理をそこで終わらせるのではなく、領収書などの証憑をきちんと回収して保存する仕組みを作ります。
カード管理画面などに領収書データをアップロードできる場合には、支払の都度、利用明細と証憑を紐づけるというルールにしておくと管理しやすくなります。
支払から時間が経ってから領収書を探そうとすると、「何の支払いだったのか」「領収書はどこにあるのか」といった確認が発生しやすくなります。
カードを使った人が、その場で証憑まで登録する仕組みにしておくことがポイントです。
経費精算は「最終手段」と考える
従業員が自分のお金や個人のクレジットカードで会社の経費を支払い、後から会社が精算する方法もあります。
しかし、経費精算はできるだけ減らすことを基本にします。
まず銀行振込で対応できないかを考え、それが難しければ法人カードを利用する。それでも対応できない場合に、従業員による立替払いを利用します。
つまり、優先順位としては、
銀行振込
→ 法人カード
→ 経費精算
と考えると分かりやすいでしょう。
経費精算は、銀行振込や法人カードで対応できない場合の最終手段と位置づけておくと、支払方法がむやみに増えることを防げます。
立替えたら、その場で証憑を登録する
経費精算で特に問題になりやすいのが、領収書などの回収漏れです。
「後でまとめて精算しよう」とすると、領収書を紛失したり、何のために使った支出なのか分からなくなったりすることがあります。
そこで、経費精算システムなどを利用して、
「支払ったらスマートフォンで撮影し、その場で登録する」
というルールを作ります。
後から経理担当者が領収書を集めて回るのではなく、支払った人がその場で必要な情報を登録する仕組みにすることが重要です。
経費精算も「まとめて」処理する
経費精算についても、申請があるたびに振り込む必要はありません。
例えば、
「毎月○日締め・○日精算」
というように精算日を固定します。
精算方法についても、給与振込と合算する、あるいは特定の日にまとめて振り込むなど、毎月決まった方法で処理するのが効率的です。
02-03で説明した銀行振込と同じように、ここでも重要なのは、担当者が思いついたときにその都度処理する業務にしないことです。