月初～7営業日頃：支給額を決めるための情報を集める
給与計算の最初の仕事は、給与ソフトへの入力ではありません。
まず、その月に支払うべき給与を計算するために必要な情報を集めます。
3営業日目まで：勤怠を確定する
前月のタイムカードや勤怠システムを集計し、労働時間を確定します。
残業時間や欠勤などがあれば、残業代や欠勤控除の計算にも影響するため、まず勤怠を確定させる必要があります。
3営業日目まで：経費精算を締める
従業員が立て替えた経費を給与と一緒に支払う場合には、経費精算の締切も決めておきます。
「申請が来たものから随時給与に反映する」のではなく、毎月○日までに承認されたものを今回の給与で精算するというルールにしておくと、給与計算を予定どおり進めやすくなります。
5営業日目まで：変動する手当を確認する
インセンティブなどの成果給や、結婚・引越しなどに伴う手当の変更など、その月だけ変動する支給項目を確認します。
7営業日目まで：総支給額を確定する
必要な情報がすべてそろったら、その月の総支給額、いわゆる「額面給与」を確定します。
～15日頃：控除額を計算し、手取り額を確定する
総支給額が決まったら、次は給与から差し引く金額を計算します。
主な控除項目には、
- 社会保険料
- 雇用保険料
- 源泉所得税
- 住民税
があります。
社会保険料については標準報酬月額の変更が正しく反映されているか、雇用保険料についてはその年度の料率が適用されているかを確認します。
源泉所得税は扶養親族などの状況、住民税は毎年6月に切り替わる住民税の金額などを正しく反映する必要があります。
これらの控除額を計算し、15日頃までを目安に実際に従業員へ支払う手取り額を確定させます。
20日頃：計算結果を確認し、振込手続きをする
給与計算が終わったら、そのまま振り込むのではなく、必ず確認の工程を入れます。
例えば、
「前月と比べて給与が大きく増減している人はいないか」
「残業代や手当が想定どおり反映されているか」
「入退社した従業員の処理に漏れがないか」
など、計算結果に異常な数値がないかを確認します。
そのうえで責任者の承認を受け、給与振込の手続きを行います。
銀行の総合振込などでは、給与支給日の数営業日前までに振込データの送信が必要になる場合があるため、25日払いであれば、20日頃までに承認・振込手続きを終えるスケジュールにしておくと余裕を持って対応できます。
25日：給与を支払い、給与明細を交付する
給与支給日になったら、従業員の銀行口座へ給与が振り込まれます。
同時に、本人へ給与明細を交付します。
給与は従業員の生活に直結するものです。
そのため、「計算が間に合わなかったので支給が遅れる」といったことが起きないよう、給与支給日から逆算して各工程の締切を決めておくことが重要です。
給与を支払った後：税金・社会保険料を納付する
給与計算業務は、従業員へ給与を振り込んだところで終わりではありません。
給与から差し引いた社会保険料や税金は、会社が預かっているお金です。それぞれ決められた期限までに納付する必要があります。
社会保険料
会社負担分と従業員本人の負担分を合わせて納付します。
通常は口座振替などを利用して、納付漏れが起きない仕組みにしておきます。
源泉所得税・住民税
給与から天引きした源泉所得税や住民税についても、期限までに納付します。
社会保険料は月末、源泉所得税・住民税は翌月10日を目安として、一連の給与計算業務として管理します。