月次決算は「情報が集まる仕組み」から作る
月次決算に必要なのは、会社のお金がどのように動いたのか、そしてこれからどのように動く予定なのかを把握するための情報です。
大きく分けると、
入金に関する情報
- 売上請求書
- 銀行口座への入金
- 前受収益など、以前受け取ったお金のうち当月の売上になるもの
出金に関する情報
- 支払請求書
- クレジットカード利用
- 従業員の立替経費
- 給与
- 税金・社会保険料
- 減価償却費や前払費用など、以前の取引から当月の費用になるもの
があります。
これらを月末になってから経理担当者が探し始めるのではなく、取引が発生した段階から経理へ情報が流れる仕組みを作ります。
月次決算を早くするために必要なのは、経理担当者の処理速度を上げることよりも、経理担当者のところで情報が止まらないよう、その前工程を整えることです。
入金情報は「売上請求書」を起点にする
入金に関する情報収集の中心になるのが、売上請求書です。
売上請求書が発行された段階で、
誰に
いくら請求し
何月の売上として計上し
いつ入金される予定なのか
を把握できれば、実際に銀行へ入金される前から売上と入金予定を把握できます。
そのため、請求書を発行した担当者だけが情報を持つのではなく、請求書発行システムと会計ソフトを連携するなど、発行された請求書の情報が経理にも共有される仕組みにしておくと効率的です。
また、営業担当者など経理以外の人が請求書を作成する場合には、単に請求金額だけではなく、いつの売上なのかなど、会計処理に必要な情報も正しく経理へ伝わる仕組みが必要です。
請求書の情報が正しく登録されていれば、銀行口座へ入金されたときには、
「この入金は何だろう？」と調べるのではなく、あらかじめ登録された売掛金と入金を照合する
という作業に変えることができます。
出金情報は「一か所に集める」
出金側で特に重要なのが、支払請求書の管理です。
現在は請求書の受け取り方も、
- 紙で郵送される
- メールにPDFが添付される
- Webサイトからダウンロードする
など、さまざまです。
これらが担当者の机、個人のメールボックス、パソコンの中などに散らばっていると、経理担当者は「まだ提出されていない請求書がないか」を確認しなければなりません。
そこで、紙の請求書はPDF化するなど形式をそろえ、支払請求書はすべて一か所の共有フォルダなどへ集約するというルールを作ります。
02-03でも説明したように、
「ここに保存されている請求書が支払対象」
というルールにしておけば、支払業務だけでなく月次決算も進めやすくなります。
請求書が届いた段階で費用と支払予定を把握できるため、実際に銀行からお金が出ていくまで待たなくても、その月の費用を把握できるからです。
カード・経費精算も証憑まで経理へ流す
クレジットカードについても、利用明細だけが会計ソフトへ連携されれば十分というわけではありません。
何を購入したのかを確認するための領収書などの証憑も、利用した人から経理へ届く必要があります。
そこで02-04で説明したように、法人カードを利用したら、その場で領収書をカードの利用明細などに紐づける仕組みにします。
従業員の立替経費についても同様です。
支払った人がスマートフォンなどから証憑を登録し、承認された情報が経理へ流れる仕組みにしておけば、月末になってから経理担当者が領収書を集めて回る必要がなくなります。
重要なのは、
お金を使った人
→ 経理担当者
の間に情報の断絶を作らないことです。
経理以外の人が協力できるルールにする
月次決算は、経理担当者だけでは完成しません。
売上については営業担当者、支払については各部門の担当者、経費精算については実際にお金を使った従業員など、社内のさまざまな人から情報を集める必要があります。
そこで重要になるのが、経理以外の人でも分かるルールにすることです。
「未払金に該当する証憑を提出してください」
と言われても、会計に詳しくない従業員には分からないかもしれません。
それよりも、
「今月届いた請求書は○日までにこのフォルダへ保存してください」
というように、何をすればよいのか具体的に伝えます。
経理担当者には、会計処理の知識だけでなく、必要な情報を漏れなく集めるために、他の従業員が迷わず行動できる情報収集のルールを作る役割もあります。
最後に銀行明細で「答え合わせ」をする
情報収集の仕組みが整うと、銀行口座の入出金明細を見る意味も変わってきます。
例えば前月までに、
これから入ってくるお金＝売掛金
これから支払うお金＝買掛金・未払金
が正しく登録されていれば、実際に入出金があったときには、それらを銀行明細と照合して消し込んでいくだけになります。
つまり、
過去に登録した入出金予定を消し込む
↓
当月発生した新しい売上・費用を登録する
↓
銀行明細と照合する
というサイクルです。
予定していた入出金と銀行明細が合わなければ、
- 売掛金がまだ入金されていない
- 支払うべきものを支払っていない
- 取引そのものが会計へ登録されていない
といった可能性に気づくことができます。
銀行明細を最初から見て「これは何の入出金だろう」と一件ずつ調べるのではありません。
先に取引の情報を集めて予定を作り、最後に銀行明細で答え合わせをする。
この状態を作ることが、少ない手間で正確な月次決算を行うためのポイントです。