給与計算に関係する年間手続きを押さえよう

12月｜年末調整

会社は毎月の給与や賞与を支払う際、従業員の給与から所得税を源泉徴収しています。

ただし、毎月控除している源泉所得税は、その従業員が1年間に負担すべき所得税の確定額ではありません。

そこで、1年間の給与総額が確定する年末に、その従業員が本来納めるべき所得税を計算し、毎月源泉徴収してきた所得税との差額を精算します。

これが年末調整です。

年末調整では、

扶養親族
生命保険料
地震保険料
社会保険料
住宅ローン控除

など、その従業員に適用される各種控除を確認します。

計算の結果、所得税を多く徴収していた場合には従業員へ還付し、反対に不足していた場合には追加で徴収します。

そのため、年末調整を行うためには、従業員から必要な申告書や証明書をあらかじめ回収しておく必要があります。

12月になってから準備を始めるのではなく、早めに従業員へ案内して資料を集めることが、年末調整をスムーズに進めるポイントです。

1月｜法定調書と給与支払報告書

年末調整が終わると、翌年1月には前年中に支払った給与や報酬について、税務署や市区町村へ報告する手続きがあります。

代表的なのが、法定調書と給与支払報告書です。

法定調書

会社が1年間に支払った給与や一定の報酬などについて、税務署へ報告する書類です。

従業員へ交付する「給与所得の源泉徴収票」のほか、税理士など一定の相手へ支払った報酬について作成する「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」などがあります。

会社は必要な法定調書を作成し、法定調書合計表とともに税務署へ提出します。

給与支払報告書

給与支払報告書は、前年中に従業員へ支払った給与について市区町村へ報告する書類です。

原則として、従業員が翌年1月1日時点で居住している市区町村へ提出します。

この給与支払報告書をもとに市区町村が個人住民税を計算し、その結果が後ほど会社へ通知されます。

いずれも原則として1月31日までに提出するため、年末調整から1月末までは給与関係の手続きが集中する時期になります。

6月｜個人住民税の税額を更新する

個人住民税は、前年1月から12月までの所得をもとに市区町村が計算します。

会社が1月に給与支払報告書を提出すると、その内容などをもとに税額が決定され、通常は5月ごろに会社へ特別徴収税額の決定通知書が届きます。

会社はその通知に記載された金額に従って、6月から翌年5月まで毎月の給与から住民税を控除します。

したがって、毎年6月は給与計算上の住民税額を更新する時期です。

前年と同じ金額をそのまま控除するのではなく、市区町村から届いた通知書をもとに、従業員ごとの新しい税額を給与計算ソフトへ登録します。

住民税は会社が税額を計算するのではなく、市区町村から通知された金額を正しく給与計算へ反映することがポイントです。

7月｜社会保険の「算定基礎届」

健康保険料や厚生年金保険料は、原則として従業員ごとに決められた標準報酬月額をもとに計算します。

この標準報酬月額を毎年見直すために行うのが算定基礎届です。

原則として4月・5月・6月に支払った報酬をもとに標準報酬月額を算定し、7月に届出を行います。

算定基礎届によって決定された新しい標準報酬月額は、その後の社会保険料の計算に使用されます。

したがって、算定基礎届は単なる年1回の提出書類ではなく、その後の毎月の給与から控除する社会保険料にもつながる手続きです。

6月～7月｜労働保険の「年度更新」

雇用保険と労災保険を合わせて労働保険といいます。

労働保険料については、毎年、前年度の賃金総額をもとに保険料を確定するとともに、新年度の概算保険料を計算して申告・納付します。

この手続きを年度更新といいます。

社会保険の算定基礎届と時期が近いため、6月から7月にかけては社会保険・労働保険関係の手続きが集中します。

給与計算を外部へ委託している場合でも、賃金データなどの資料提供が必要になるため、会社側でも年間スケジュールを把握しておくことが重要です。

給与計算は1年間のサイクルで考える

給与計算に関係する主な年間手続きを整理すると、次のようになります。

このほか、従業員の入退社、昇給・降給、賞与の支給などがあれば、その都度必要となる手続きもあります。

つまり給与計算は、毎月同じ作業を12回繰り返す業務ではありません。

毎月の給与計算を軸にしながら、年間の各種手続きを組み合わせて管理する業務として考える必要があります。