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#クラウド会計

経理必見!マネーフォワード クラウド会計の便利な仕訳登録方法

クラウド会計ソフトは、入出金明細などのデータ取込みの容易さや優秀な自動仕訳ルール、ソフトウェアのインストール不要でWebブラウザから会計データを閲覧できるなど、大変便利なツールとなってきました。

現在、クラウド会計ソフトとしては「freee」「マネーフォワードクラウド」の2つが有名で、私たちがお客様の記帳代行をする際には「マネーフォワード クラウド会計」を中心に活用しています(会計事務所の立場だとfreeeの機能を活かし切れないからという理由でして、freee自体は素晴らしいプロダクトです)。

今回は、私たちがお客様の記帳代行をする際によく使っている「マネーフォワード クラウド会計」の便利な機能(仕訳の登録、修正・削除)をご紹介します。

クラウド会計ソフトの特性を理解する

具体的な機能をご紹介する前に、まずクラウド会計ソフトの特性を説明します。

クラウド会計ソフトの基本的な思想として、「仕訳をバシバシ手入力するのではなく、流し込んだ基礎データをいかに自動処理するか」があります。その特性を理解して仕訳登録方法を工夫していくことで、会計処理の手間を大きく減らすことができます。

そもそも、クラウド会計ソフトは仕訳の手入力には向いていません。通信速度の問題でどうしても若干のタイムラグがありますので、最初から手入力でパッケージソフトを超えることを目指してはいないだろうと思われます。ですので、クラウド会計を活用する際には、証憑を見ながらバシバシ手入力する従来の会計ソフトの仕訳登録方法から考え方を大きく変える必要があります。

クラウド会計ソフトを活用する際に意識することは、次の2つです。

  • 金額や文字など、あらかじめ外部で作成されたデータを可能な限り流用する
  • 自動仕訳ルールを継続的にメンテナンスし、仕訳登録の自動化を追求する

それでは次の項から、具体的な仕訳登録方法をご紹介していきます。

仕訳の登録方法

登録①:仕訳帳のCSVインポート

仕訳帳のCSVファイルを作成し、インポートする方法です。いきなりクラウド会計ソフトの特性を活かしていない(半ば妥協的な)方法なので諸々のツッコミをいただきそうですが、困ったときはこれ、という使い勝手の良さから一番最初に紹介させてもらいました。

【仕訳帳CSVインポートの手順】

  1. 左側メニュー「会計帳簿」→「仕訳帳」をクリック
  2. 右上「インポート」をクリック→「仕訳帳」をクリック
  3. 「ファイルを選択」でインポートするCSVファイルを選択
  4. 「インポート」をクリック

私たちが記帳代行をする際、お客様から会計処理の元となる取引の情報(売上一覧や支払管理表など)をExcelなどのデータでお預かりすることがよくあります。それら取引の情報データを、関数などで仕訳帳インポートファイルの形に整えれば、大量の取引データでも比較的短時間で仕訳登録できます。元からあるデータを活用することで、資料作成時と会計ソフト入力時の二度手間をなくし、入力ミスの防止にもつながります。

また後述しますが、仕訳帳インポートで取り込んだCSVファイルにミスがあった場合のリカバリーがしやすいのも地味なオススメポイントです。例えば、インポートしたCSVファイルの内容に誤りがあった場合でも、インポート履歴で仕訳を呼び出して一括削除し、改めて修正したCSVファイルをインポートする、ということが簡単にできます。

登録②:連携サービスのデータ連携

銀行口座やクレジットカード、Amazonの購入履歴などとオンラインで連携し、取引明細を自動でインポートする方法です。

【データ連携の手順】

  1. 左側メニュー「データ連携」→「新規登録」をクリック
  2. 連携したい銀行やカード名を検索し、画面の指示に従ってログイン

ここでポイントとなるのが、自動仕訳ルールです。

取り込んだ明細が自動仕訳ルールにマッチすれば、勘定科目や摘要欄が自動的に修正されますので、「登録」をクリックするだけで仕訳登録が完了します。取引データが数百件あっても、すべてにチェックして一括登録で次々に仕訳登録されていく様は圧巻です。取引件数が増えても手間はそれほど変わらないというのが特徴です。

最初のうちは自動仕訳ルールがありませんので、インポートした明細の勘定科目や摘要を手入力して仕訳登録をしますが、その際にデフォルトで自動仕訳ルールとして保存されるようになっています。その蓄積されていく自動仕訳ルールを継続的にメンテナンスすることで、仕訳登録の精度が飛躍的に向上していきます。

【自動仕訳ルールのメンテナンス例】

  • 明細の一致条件の調整(デフォルトの完全一致を、特定のキーワードでの部分一致にする等)
  • 摘要欄に取引ごとの個別的な情報をなくし、汎用的な情報にする
  • 不要な自動仕訳ルールは削除しておく

なお、データ連携はオーナー権限のユーザーしか設定できません。ですので、自動連携の再設定が必要になる場合は必ずオーナー権限のユーザーが対応する必要があります。連携先によっては1ヶ月ごとに再設定させるところもあるので、それなりの頻度で再設定の手間がかかることに注意が必要です。

また、登録した連携データはオーナー権限のメールアドレスに紐づきます。あるオーナー権限のメールアドレスで複数社にログインするような場合、新しい会社にログインしたときにデフォルトで他社分を含むすべての連携データが連携されてしまいますので、他社分の連携データは最初に連携解除する必要がある点も注意が必要です。

【連携データの解除方法】

  1. 左側メニュー「データ連携」→「登録済み一覧」をクリック
  2. 上部の「連携データの選択」をクリック
  3. 不要な連携データのチェックを外す

登録③:取引明細のインポート

データ連携ができない場合の代替策として、銀行やクレジットカードのサイトからダウンロードした取引明細のCSVファイルや、Excelに直接手入力した取引明細をインポートできます。

データ連携で取引明細を自動的に取り込む代わりに、取引明細を準備して手動で取り込むイメージです。インポートした後はデータ連携(登録②)と同様に自動仕訳ルールが適用されますので、自動仕訳ルールの精度が向上すればするほど仕訳登録が楽になっていきます。

【インポートの手順】

  1. 左側メニュー「自動で仕訳」→「連携サービスから入力」をクリック
  2. 右上の「インポート」をクリック→取引明細の種類を選んでクリック
  3. (以後、画面の指示に従ってください)

登録④:請求書から入力

マネーフォワード クラウド請求書で作成した売上データをマネーフォワード クラウド会計に取り込むことができます。

正しく仕訳登録するためには、マネーフォワード クラウド請求書の方で会計連動の設定をしっかり済ませておくこが重要です。

【請求情報を取り込む手順】

  1. 左側メニュー「自動で仕訳」→「請求書から入力」をクリック
  2. 仕訳登録したい売上請求データを選択して「一括登録」をクリック

【マネーフォワード クラウド請求書の会計連動の設定】

  1. マネーフォワード クラウド請求書にログイン
  2. 右上の歯車マークをクリック→「帳票設定」をクリック
  3. 左側メニュー「会計連動」をクリック

登録⑤:給与から入力

マネーフォワード クラウド給与で作成した給与データをマネーフォワード クラウド会計に取り込むことができます。また、仕訳登録後に給与の再計算があった場合には会計側でも変更されたことが表示され、仕訳も1クリックで上書きすることができます。

正しく仕訳登録するためには、マネーフォワード クラウド会計の自動仕訳ルールで給与の支給控除項目にどの勘定科目を紐づけるかの設定をしっかり済ませておくことが重要です。

【給与情報を取り込む手順】

  1. 左側メニュー「自動で仕訳」→「給与から入力」をクリック
  2. 左上「対象データ」のプルダウンメニューから登録したい給与データを選択し、右側の「登録」をクリック

【給与の自動仕訳ルールの設定】

  1. 左側メニュー「自動で仕訳」→「給与から入力」をクリック
  2. 右上「自動仕訳ルール」をクリック

登録⑥:経理・債務支払から入力

マネーフォワード クラウド経費で立替経費の申請・承認を行っている場合に、その立替経費データをマネーフォワード クラウド会計に取り込むことができます。

正しく仕訳登録するためには、マネーフォワード クラウド経費の方で経費科目にどの勘定科目を紐づけるかの設定と、クラウド会計の自動仕訳設定で仕訳登録の粒度の設定をしっかり済ませておくことが重要です。

【立替経費のデータを取り込む手順】

  1. 左側メニュー「自動で仕訳」→「経費・債務支払から入力」をクリック
  2. 仕訳候補が表示されるので、登録したい経費データを選択し、下部の「チェックした候補をすべて登録」をクリック

【マネーフォワード クラウド経費の科目設定】

  1. マネーフォワード クラウド経費にログイン
  2. 左側メニュー「管理設定」→「経費機能設定」をクリック

【マネーフォワード クラウド会計の自動仕訳設定】

  1. 左側メニュー「自動で仕訳」→「経費・債務支払から入力」をクリック
  2. 右上「自動仕訳設定」をクリック

これまで仕訳を登録する際によく使う機能を6つ紹介してきました。次からは、登録した仕訳の修正や削除をするときに良く使う機能をご紹介します。

仕訳の修正・削除

仕訳の一括削除

複数の条件で仕訳を検索し、対象の仕訳を一括で削除することができます。検索結果の仕訳をすべて削除することも、検索結果のうち一部だけを削除することも可能です。

【一括削除の手順】

  1. 左側メニュー「会計帳簿」→「帳簿管理」をクリック
  2. 上部メニュー「仕訳一括削除」をクリック
  3. 仕訳検索条件を設定(あるいは「インポート履歴」のプルダウンメニューからインポートしたCSVファイル名を選択)し、「削除対象を確認」をクリック
  4. 削除したくない仕訳のチェックを外し、「対象の削除を実行する」をクリック

仕訳帳のCSVインポートをしたときには、そのインポートしたCSVファイル単位で仕訳を検索できます。ですので、CSVインポートした仕訳をまとめてやり直したい場合にいったんすべて削除し、手元のCSVファイルを修正して再度インポートするような使い方をしています。

仕訳の一括編集

仕訳を整える上でとにかく便利なのがこの機能、複数の条件で検索した仕訳について、仕訳の一部分だけをまとめて修正します。

例えば、接待交際費のうち摘要欄に「手土産」というキーワードが入っている仕訳を抽出し、そのなかで借方の税区分「10%の課税仕入れ」だけを「軽減税率(8%)」に修正したい!というワガママな修正も一発でできます。

【一括編集の手順】

  1. 左側メニュー「会計帳簿」→「仕訳帳」をクリック
  2. 上段で仕訳の検索条件を設定し、右上の「検索」をクリック
  3. 右上の「一括編集」をクリック
  4. 編集対象の仕訳にチェックをつける
  5. 一括編集したい部分にチェックをつけ、修正前と修正後の編集内容を選択する
  6. 中段右側「対象の編集を実行する」をクリック

おわりに

私たちがお客様の記帳代行をするときに実際に使っている、マネーフォワード クラウド会計の便利な機能を紹介しました。

クラウド会計ソフトはまだまだ進化の途中で、社会全体のDX化に伴ってこれからも益々の発展が見込まれます。私たちもまだまだ知らない機能があり勉強の連続ですが、これまでのお客様への導入実績や記帳代行などの実務経験から、クラウド会計を使い始めようとする皆さまになにかしらお役に立てるのではないかと思います。

クラウド会計には興味があるけど、どうやって活用したらいいのかわからない………

そんなお悩みをお持ちでしたら、下記フォームからお気軽にご相談ください。

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